Suivi d’accompagnement et Bilan Pédagogique et Financier : Gagner du temps grâce au digital

Chaque année, les organismes de formation doivent remplir leur Bilan Pédagogique et Financier (BPF).

Pour beaucoup de formateurs, de coachs et de micro-entrepreneurs, cette échéance est souvent source de stress et de perte de temps, surtout lorsqu’il faut compiler des données dispersées sur toute l’année.

Heureusement, le digital permet aujourd’hui de simplifier radicalement cette tâche.

Voyons comment.

Pourquoi le BPF demande du temps ?

Le remplissage du BPF implique de rassembler plusieurs types de données :

• Le nombre d’heures de formation réalisées,
• Le nombre de stagiaires accompagnés,
• Les thématiques de formation abordées,
• Les sources de financement (CPF, OPCO, autofinancement…),
• Le chiffre d’affaires généré par l’activité de formation.

Le problème : si ces données ne sont pas suivies régulièrement, leur collecte devient fastidieuse en fin d’année. Beaucoup de formateurs passent des heures à rechercher des informations dans leurs factures, leurs plannings ou leurs échanges d’e-mails.

Le digital : un allié pour simplifier votre suivi d’activité

Aujourd’hui, il existe des solutions numériques qui permettent d’enregistrer au fil de l’eau toutes les données nécessaires pour le BPF.
Parmi les avantages du digital :

• ‍Centralisation des données : chaque rendez-vous, chaque heure d’accompagnement, chaque stagiaire est enregistré automatiquement.
• ‍Calcul automatique des heures réalisées et du chiffre d’affaires.
• ‍Historique des financements utilisés pour chaque prestation.
• ‍Export simplifié des données pour alimenter le BPF.

Exemple concret : comment gagner du temps avec un outil de suivi digital

Prenons le cas d’un coach utilisant une solution comme Follow Lab tout au long de l’année :

• Après chaque séance, l’accompagnement est enregistré (durée, clients présents).
• Le chiffre d’affaires réalisé est suivi au fil de l'eau.
• Les sessions individuelles et collectives sont différenciées pour remplir les bonnes rubriques du BPF.
• En avril, il suffit d’exporter un récapitulatif complet de toutes les formations réalisées pour remplir le BPF en quelques minutes.

Résultat : plusieurs heures de travail économisées chaque année, et des déclarations toujours à jour et sans erreur.

Le digital, une sécurité en cas de contrôle

Le BPF peut faire l’objet de vérifications de la part de la DREETS (inspection du travail). En cas de contrôle, disposer de :

• vos listes de stagiaires,
• vos feuilles de présence,
• vos justificatifs de CA réalisé,
• et vos statistiques d’activité,

directement dans votre logiciel, facilite grandement la vérification et limite les risques de redressement.

Ne subissez plus le BPF, préparez-le toute l’année !

Avec les bons outils, remplir votre BPF devient une formalité.

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👉 Le suivi digitalisé permet de transformer une obligation administrative en simple export de données.

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👉 Vous gagnez du temps, réduisez les erreurs et sécurisez votre conformité.

Avec Follow Lab, de nombreux formateurs et coachs pilotent leur activité tout au long de l’année. Cela leur facilite grandement la tâche au moment de faire leur BPRF. Pourquoi pas vous ?