1. Comprendre vos responsabilités

Lorsque vous utilisez Follow Lab, vous agissez en tant que responsable du traitement des données de vos clients. Cela signifie que :

• Vous devez expliquer à vos clients pourquoi et comment leurs données sont utilisées.
• Vous êtes tenu d’assurer la sécurité et la confidentialité des données personnelles.
• Vous devez respecter leurs droits (accès, rectification, suppression, etc.).
• Vous devez effectuer une veille juridique afin de s’assurer que vous êtes en conformité avec les éventuelles évolutions législatives et réglementaires.

2. Ce que vous devez faire avant d'utiliser la plateforme

A. Informer vos clients

Rédigez une fiche d'information ou ajoutez une clause à votre contrat expliquant :

• Quelles données personnelles vous collectez (nom, email, historique des échanges, etc.).
• Pourquoi ces données sont collectées (par ex. : suivi de l’accompagnement)
• Combien de temps ces données seront conservées.
• Vos mesures de sécurité (par ex. : plateforme sécurisée, données cryptées).

Modèle de clause à vérifier, compléter et insérer dans vos contrats :

"Les données personnelles recueillies dans le cadre de l’accompagnement sont strictement utilisées pour le suivi et la personnalisation des services. Ces données sont stockées sur une plateforme sécurisée et ne sont accessibles que par la ou les personnes qui vous accompagnent. Conformément au RGPD, vous disposez d’un droit d’accès, de rectification et de suppression de vos données."

B. Obtenir un consentement explicite

Ajoutez une case à cocher sur vos formulaires ou contrats :

Exemple :"[x] J’accepte que mes données personnelles soient traitées dans le cadre de mon accompagnement."

C. Tenir un registre des traitements

Notez dans un tableau simple les données que vous traitez, leur finalité, leur durée de conservation et où elles sont stockées. Un modèle fourni par la CNIL est accessible ici.

3. Utiliser Follow Lab en conformité avec le RDGP

A. Configurer votre espace Follow Lab et vos accompagnements

• Ne collectez que les données nécessaires à votre activité (par exemple : pas besoin d’une adresse postale si elle n’est pas utile).
• Utilisez un mot de passe fort et unique pour accéder à votre compte sur la plateforme.

B. Exploiter les fonctionnalités de la plateforme

• Espace client sécurisé : Encouragez vos clients à utiliser leur espace dédié pour échanger des fichiers et messages sensibles, plutôt que des emails.
• Partage limité : Ne partagez jamais les données des clients sans leur consentement.

C. Supprimer les données après l’accompagnement

Une fois l’accompagnement terminé, archivez ou supprimez les données des clients conformément à ce que vous avez annoncé.

4. En cas de problème ou de demande client

A. Demande de consultation ou suppression des données

Si un client souhaite accéder à ses données ou demander leur suppression, vous pouvez :

• Télécharger les données depuis la plateforme.
• Supprimer le compte du client directement via votre interface.

B. Exploiter les fonctionnalités de la plateforme

Si vous détectez une fuite ou un accès non autorisé aux données :

• Notifiez rapidement Follow Lab via contact@followlab.io
• Informez le client concerné et, si nécessaire, la CNIL (sous 72 heures)

5. Follow Lab : Votre partenaire conforme RGPD

Follow Lab vous aide à respecter le RGPD :

• Hébergement sécurisé en France
• Données cryptées (SSL/TLS)
• Fonctionnalités pour la gestion et suppression des données

Pour toute question, contactez notre service support à contact@followlab.io