Vous êtes ?
Si vous êtes coach certifié ICF, EMCC ou en cours d'acréditation, vous avez probablement entendu parler du coaching log. Certains vous diront que c'est obligatoire, d'autres que ça ne sert à rien. La réalité est plus précise et moins contraignante que ce que beaucoup croient.
Ce qui est attendu de vous est simple : pouvoir justifier vos heures si on vous le demande. Pas en soumettant systématiquement un coaching log détaillé, mais en ayant des données fiables, organisées et prêtes à fournir des justificatifs.
Voici ce que ça signifie concrètement, pour l'ICF et pour l'EMCC.
Quand vous soumettez un dossier de certification ICF (ACC, PCC ou MCC), vous n'avez pas à transmettre un coaching log détaillé avec les informations de vos clients. Vous déclarez simplement le nombre total d'heures effectuées et attestez sur l'honneur qu'elles répondent aux standards ICF.
Puis l'ICF effectue des audits.
De façon aléatoire, parmi les candidats en cours de certification, l'ICF peut sélectionner des coachs pour vérification. Dans ce cas, vous devrez fournir des éléments permettant de contacter vos clients, ou, pour les missions de coaching interne confidentiel, une personne habilitée dans l'organisation concernée, afin de confirmer vos heures.
Ce que cela implique pour vous :
Autrement dit : vous n'avez pas à tenir un coaching log normé au sens strict, mais vous avez besoin de données organisées, prêtes à être produites sur demande.
L'accréditation individuelle EMCC (EIA) fonctionne sur un principe similaire, mais avec un dossier de candidature plus étoffé. Parmi les documents à constituer :
Le registre clients est donc bien un document formel à produire, mais il s'agit d'un récapitulatif de vos heures de pratique, pas d'un journal détaillé séance par séance. L'EMCC attend que vous puissiez démontrer que vous avez accompli le volume d'expérience requis pour le niveau visé, avec les types de clients correspondants.
Le terme coaching log recouvre en réalité deux choses distinctes, souvent confondues :
Le log de certification : un registre de vos heures de pratique, structuré pour répondre aux exigences ICF ou EMCC - nombre de séances, durée, client (identifié ou anonymisé), type (payant / pro bono). C'est ce document que vous devez pouvoir produire en cas d'audit.
Le journal de séance : des notes qualitatives que vous prenez pour votre propre suivi - objectifs travaillés, insights, engagements, prochaines étapes. Ce document est personnel, n'est jamais transmis aux fédérations, et relève de votre pratique professionnelle plutôt que d'une obligation de certification.
Deux outils différents, deux utilités différentes.
Confondre les deux, c'est soit s'imposer une charge administrative inutile, soit passer à côté de ce qui est réellement requis.
La plupart des coachs qui rencontrent un problème lors d'un audit ont souvent le même profil : ils ont accumulé des heures de coaching sans en garder de trace structurée, et se retrouvent à reconstituer des mois d'activité de mémoire, à partir de mails éparpillés, de carnets archivés et d'un agenda souvent passé.
Reconstituer son coaching log a posteriori est très chronophage. Et surtout, c'est risqué : si vous ne retrouvez pas les coordonnées d'un client de l'année passée, vous ne pouvez pas le contacter pour qu'il confirme vos heures. Ces heures ne comptent pas. Sans parler de celles que vous aurez oubliées.
La bonne pratique, c'est donc de documenter ces heures de coaching au fil de l'eau. Il ne s'agit pas de remplir un formulaire complexe après chaque séance, mais de s'assurer que chaque séance laisse une trace exploitable : date, durée, client, type de prestation.
Follow Lab PRO n'est pas un outil de certification. Mais c'est une plateforme dédiée à vos accompagnements dont les données répondent précisément à ce que l'ICF et l'EMCC peuvent vous demander.
Pour chaque accompagnement suivi dans Follow Lab PRO, vous pouvez générer un export complet qui liste :
Si vous utilisez la fonctionnalité d'émargement, chaque ligne inclut également la signature du client. Le document produit comprend une en-tête avec votre logo et un pied de page personnalisable pour, par exemple, y ajouter votre SIRET, vos coordonnées professionnelles ou tout ce qui vous identifie en tant que prestataire.
C'est un document propre, daté, signé. Pro.
Suffisamment formel pour répondre à une demande de justificatif ICF ou EMCC, et suffisamment professionnel pour être partagé avec un client entreprise qui vous le demanderait.
Pour piloter vos totaux d'heures, et les produire si vous en avez besoin, Follow Lab PRO propose des tableaux filtrables que vous pouvez croiser selon vos besoins :
Ces filtres se combinent. Vous pouvez donc obtenir en quelques secondes, par exemple, le total de vos heures pro bono sur les douze derniers mois. Comme ce que l'ICF vous demanderait de renseigner dans votre dossier.
Pour aller plus loin, un export Excel de l'ensemble des données est disponible. De quoi reconstituer n'importe quel tableau de bord ou compléter un dossier de certification dans le format requis.
Tenir un coaching log parfaitement formalisé n'est pas une obligation permanente pour les certifications ICF et EMCC. Ce qui est attendu, c'est d'être en mesure de justifier ses heures si on vous le demande avec des données fiables et organisées.
Ce niveau d'exigence est raisonnable. Et si vous structurez votre activité avec un outil adapté, vous l'atteignez sans charge supplémentaire.
Faut-il soumettre un coaching log à l'ICF lors de la demande de certification ?
Non. Vous déclarez vos heures sur l'honneur. L'ICF effectue des audits aléatoires : si vous êtes sélectionné, vous devrez fournir des éléments permettant de vérifier vos heures auprès de vos clients. D'où l'importance de les avoir documentées et d'avoir obtenu leur consentement.
Quelle différence entre un coaching log et un journal de séance ?
Le coaching log au sens certification est un registre de vos heures : dates, durées, clients, type de prestation. Le journal de séance est un outil de suivi qualitatif personnel : notes, insights, engagements. Les deux sont utiles, mais seul le premier est concerné par les exigences ICF/EMCC.
L'EMCC exige-t-elle un format de document précis ?
L'EMCC demande un registre clients dans le cadre du dossier EIA, mais pas un format figé. Ce qui importe, c'est de démontrer le volume et le type d'heures pratiquées au niveau visé.
Comment obtenir un justificatif de séances avec Follow Lab PRO ?
Pour chaque accompagnement, Follow Lab PRO génère un export listant date, durée et personnes présentes et avec signature du client si vous utilisez l'émargement. Le document inclut une en-tête avec votre logo et un pied de page personnalisable.
Peut-on suivre ses heures pro bono séparément avec Follow Lab PRO ?
Oui. Les tableaux filtrables permettent de croiser les données par type de prestation et par période. Un export Excel est également disponible pour aller plus loin dans le traitement.
